少し前から話題になっている「WEB問診システム」はご存じでしょうか？最近では、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、導入するクリニックが増えてきています。

WEB問診システムは、クリニック側、患者さん側のどちらにもメリットが大きいサービスです。導入することで、結果的にクリニックの集患にも大いに役立つと考えられます。そこで今回は、WEB問診システムの解説と導入のメリットについてお伝えいたします。

「WEB問診」と紙の問診の違いとは

WEB問診とは、従来の紙に書く問診票ではなく、WEB上で記入する問診票のことです。患者さんには来院前にパソコン、スマートフォンからご記入いただくか、または来院時に院内のタブレットなどの端末で入力していただきます。

このシステムは、患者さんにとっても、医療機関にとってもメリットのある画期的なサービスです。WEB問診がどのような点で優れているのか、現在の問診票記入の流れと比較しながらお伝えしていきましょう。

現在の問診票記入の流れ

 現在の問診票記入の流れは、以下のようなパターンが多いと思います。

中には②のスタッフから患者さんへの問診票に対しての質問がない場合や、③のカルテの記入を先生ご自身がされている場合などがあると思います。しかし、初診の患者さん1人に対し、院内で診察に入るまでに、問診票の記入だけでも約10分の時間がかかっています。

WEB問診の流れ

 一方、WEB問診では以下のような流れになります。

①と②に関しては、事前に患者さんがWEB上で問診票記入を済ませている場合、院内で問診票を書いていただく必要はありません。来院後に記入していただく場合でも、タブレットで項目を選ぶだけなので、記入時間の短縮になります。

また、問診票に対する質問も、WEB問診の項目をカスタマイズすることで対応が可能です。ドリルダウン型の質問を設定しておけば、「この答えをした人にはこの質問」といった形で深堀りできます。

③のカルテへの記入は、WEB上で行った問診結果画面のQRコードをバーコードリーダーで読み込み、電子カルテに貼り付けるだけで完了です。

問診票に関する所要時間は、紙の場合は約10分、WEB問診は来院前に記入済みであれば数秒ほど、来院後に記入していただく場合でも約2分強です。2つを比較すると、WEB問診は紙の問診票より最大99％の時間短縮が可能となり、圧倒的な差が生じます。

WEB問診は患者さん・医療機関の双方にメリット

次に、WEB問診のメリットを整理していきます。

クリニックにおける4つのメリット

■メリット①受付スタッフの作業時間軽減

現在の紙を用いた問診票の記入だと、受付スタッフにかかる負担が大きいのではないでしょうか。中でも、問診票をカルテに転記する作業は「手書きで何が書いてあるかよく分からない」「必要な箇所が書かれていない」など、時間がかかってしまう場合があります。

しかし、WEB問診の導入によりこれらの作業がスムーズに行えるようになり、院内体制の改善だけではなく、スタッフの作業内容が軽減されることで離職率の低下にもつながります。

■メリット②診察の流れがスムーズになり、医師がより多くの患者さんを診られる

紙の問診票の場合、質問が多くなるほど紙の枚数が増えてコストがかかってしまいますし、患者さんにとってもストレスです。

一方、WEB問診はドリルダウン型なので、深堀りした質問も患者さんにストレスなく行える点がメリットです。問診内容を事前に練っておけば、医師は診察をスムーズに進めることが可能となり、より多くの患者さんを診られるようになります。

■メリット③患者さんの待ち時間の減少・待合室の混雑緩和

患者さんの待ち時間はクリニックの課題のひとつです。また、場合によっては待合室が患者さんであふれてしまうことも想定されるでしょう。このような状況に、お悩みの方も多いかと思います。

メリット①と②でお伝えした通り、WEB問診の導入により、スタッフや医師の業務効率の向上が図れます。こういったさまざまな時間が軽減されることで患者さんの待ち時間が減少し、さらに待合室の混雑緩和にもつながるのです。

■メリット④経営・マーケティングに役立つ

問診票の項目に、「何を見て来院しましたか？」などの質問を入れている医療機関も多いと思います。広告などを考える上で、それらの回答は非常に重要です。しかし、手書きの問診票の場合、きちんと集計している医療機関は稀ではないでしょうか。

WEB問診を導入すれば、それらのデータが自動的に集まってくるのです。集計した情報は、自院の経営やマーケティングに活用できます。

患者さんにおける2つのメリット

■メリット①院内での待ち時間が減る

事前に問診をWEB上で記入していれば、予約時間より早く行く必要がなくなります。また、お子様連れでバタバタしている方、忙しいビジネスマンの方などは、それぞれ余裕があるタイミングで問診を済ませることができるため、非常に便利です。

■メリット②紙の問診票より答えやすい

WEB上でチェックを付けるだけなので、紙よりも患者さんのユーザビリティが向上します。UIもなじみのあるチャット型が採用されていることが多く、より答えやすくなっています。このように、WEB問診は、医療機関、患者さん双方にとってメリットの多いサービスなのです。

WEB問診システムを導入したクリニックの感想

WEB問診システムの導入は、クリニックにどのような変化をもたらすのでしょうか。実際にCalooが開発した「アポクル問診」を導入していらっしゃるクリニックにインタビューを行ったところ、以下のようなお声をいただきました。

WEB問診は新型コロナウイルスの感染症拡大防止にも有効

最近、国内でも多数の感染者が確認されている新型コロナウイルスの感染拡大防止にも、WEB予約システム・WEB問診システムは有効です。まず、WEB予約システムを導入することで待ち時間の軽減が可能になることは先程述べた通りですが、これにより院内感染のリスクを軽減できます。

またWEB問診システムも同様に、院内での滞在時間を減らす効果の他にも事前に「海外渡航歴」や「症状」などを入力することで、他の患者さんと接触の少ない時間帯に来院していただくなどの事前対策が可能です。

CalooのWEB問診システム「アポクル問診」を一部無料提供

新型コロナウイルスの影響を受けられている医療機関の方々からお声をいただき、私たちに何か貢献させていただけないかと社内で議論いたしました。

頂戴したお声の中で「コロナウイルスの感染の疑いがある方の来院リスク」を挙げられる先生が大変多かったため、先程ご紹介した弊社開発のWEB問診システム「アポクル問診」にて、コロナトリアージができる機能を無償でご提供させていただきます。医療機関の関係者の皆さん・患者さんの感染リスクを少しでも回避できるよう、ご活用いただけますと幸いです。

また、WEB問診システム「アポクル問診」は、弊社の予約システム「アポクル」と完全に連携しております。管理画面が共通で使える上に、患者さんが予約を取った際にスムーズに問診記入まで進められます。

詳しくはこちらをご覧ください。
https://apokul.jp/monshin/

※このコラムは、2020年6月現在の情報をもとに執筆しています。