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業務効率を高める問診票のデジタル化

診療所で電子カルテの普及が確実に進んでいます。厚生労働省の統計によると、診療所の41.6%に普及されたとしています。

※電子カルテシステム等の普及状況の推移
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/iryou/johoka/index.html

電子カルテは診療所の業務効率化やペーパーレスの中心的な役割を担っていますが、相変わらず紙のまま残っているものがあります。それは、患者さんが記入する「問診票」です。今回は、最近注目されている問診票のデジタル化について解説します。

診療所における問診票の現状

2019年現在、診療所では電子カルテや画像ファイリングシステムが導入されています。しかし、カルテやレセプト、フィルムがデジタル化されているのに「問診票」は相変わらずアナログのままという診療所が大半です。その結果、患者さんが記載した紙の問診票の内容を、受付が電子カルテに一生懸命打ち込んでいるシーンをよく見かけます。

紙の問診票は、字が判読できなかったり、記入漏れがあったり、大切な部分が空欄だったりすると、再度確認が必要になることも多いです。また、人間ですから転記ミスもあり得ます。この問診票の入力業務を、手間に感じている受付スタッフも多くいます。

診察をスムーズにすることが問診票の目的

問診票は患者さんがスムーズに診療を受けられるよう、患者さんの「受診目的」や「訴え」などを自己申告する用紙です。また、患者さんの受診に至る背景として、既往歴や薬歴、家族歴、他院の受診歴、妊娠の有無などを確認します。問診票は、患者さんと医療機関をつなぐ「お得意様シート」と言えるでしょう。この問診票をしっかりとることで、診察がスムーズに進むようになり、診察時間の短縮にもつながります。

問診票は、紙カルテの頃はカルテに直接貼って管理していたため、そもそも電子カルテに転記する作業がありませんでした。電子カルテによってデジタル化が進んだ現在でも、問診票は紙のまま残ってしまったのです。

問診票をデジタル化するメリットとは

「問診票もデジタルで運用したほうが効率的」と考えるのは、当然の流れでしょう。インターネットの普及が進み、スマホやタブレットの普及が進むことで、患者さんが入力端末を持ち歩くようになりました。そこに目を付けたシステム会社が「タブレット問診票」や「WEB問診票」という、新たなシステムを生み出したのです。

さて、それでは問診票をデジタル化することで、どのようなメリットがあるのか考えてみましょう。

 ➀受付スタッフは電子カルテに転記する作業がなくなる
問診システムと電子カルテがつながることで、問診内容がほとんど自動的に電子カルテに転記されるようになります。その結果、診療所の受付スタッフはデジタル機器を操作できない患者さんのみ対応すればよいため、作業が大きく効率化されます。

②事前に問診票を入力しておくことで、患者さんの対応がスピードアップ
問診票を事前にWEBから入力できるようにしておくことで、来院時点で患者さんの病状が分かるようになります。検査が必要か、注射や点滴が必要か、隔離する必要があるかなどが事前に判断でき、診察へスムーズに入ることが可能です。

③サイズの制約がなくなり、より詳細な内容を記載できる
紙の問診票では、あまり多くの情報を書いてもらうことを患者さんに強いるのは心苦しいという考えと、管理上の問題から、紙1枚で納めるというのが一般的でした。しかし、デジタルはそのような制限がなくなり、枝分かれさせることも簡単ですから、はじめは「総合問診票」ではじめ、そこから「花粉症」「頭痛」「めまい」「生活習慣病」といった専門の問診票に分岐し、より深い詳しい情報をとることも可能になります。

④自由記載方式から選択方式が主流になり抜け漏れがなくなる
問診システムのフォーマットを作成する際に、患者さんの利便性を考えると、選択式のほうがよいことが分かります。例えば「今日の訴えは?」という質問に対して「喉が痛い、頭が痛い、熱がある、鼻水が出る、痰が絡む、おなかが痛い」といったような選択式にすることで、患者さんは病状を抜け漏れなく答えることが可能になります。

➄問診票の内容から受診する診療科や疾患名を類推できる
問診票の内容を統計処理すれば、受診すべき診療科が分かるようになり、ある程度の予期される疾患を類推することも可能です。患者さんにとっても、診療所にとっても、受診すべき診療科を間違えるのはお互いにとって避けたいことですので、この部分は問診票の新たな活用シーンとして、これから進んでいくことが予想されます。

このように、問診票のデジタル化は業務効率化の観点から、患者さんと医療機関のコミュニケーションチャネルとして、そして診療科のミスマッチの防止として、さまざまなシーンで活用できます。ぜひ、今後普及してほしいシステムのひとつです。

経験豊かなサポートスタッフが、先生方一人ひとりのニーズに合わせた医院開業サポートを行っております。個別相談を無料で承っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

mr.oonishiMICTコンサルティング株式会社
代表取締役 大西 大輔(おおにし だいすけ)

一橋大学大学院MBAコース修了後、医療コンサルティングファーム「日本経営」入社。2002年に医療ITの展示場「MEDiPlaza」を設立し、3拠点の統括マネージャーに就任する。2013年「電子カルテ・クラーク養成講座」を開講。2016年に独立し「MICTコンサルティング」を設立する。現在は広島県にある穴吹医療福祉専門学校の非常勤講師を務め、過去3,000件を超える医療機関へのシステム導入の実績から、医師会、保険医協会などの医療系の公的団体を中心に講演活動および執筆活動も行う。また、診療所・病院のコンサルティングにおいて、看護師、リハビリスタッフ、事務員に対して、診療報酬点数、診療録の記載などの指導にも取り組んでいる。

MICTコンサルティング株式会社のWebサイトはこちら
※このコラムは、2019年9月現在の情報をもとに執筆しています。

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