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業務効率を上げる電子カルテのクラーク運用

電子カルテの課題とは

電子カルテの普及が進むにつれて、「電子カルテをどのように効果的に活用するか」を考える時期になってきました。“効果的に活用する”とは、“いかに使いこなすか”という問題でもあります。そのため、多くの医師が「電子カルテの操作性」を選定の第一に挙げてきました。多くの電子カルテメーカーは、このニーズに応えるため、操作性を第一の開発ポイントに置き、日々改善に取り組んでいます。

しかしながら、いくら操作性を改善しても「パソコン」を操作することに変わりはありません。これまで慣れ親しんだ「紙カルテ」と「ボールペン」よりも、「パソコン」のほうがはるかに使いやすくなければ、電子カルテが優れているとはいえないのです。また、電子カルテ導入の際に必ず指摘される、「パソコンを入力しながら、患者さんに今まで通り向き合えるのか」という問題も残ってしまいます。

患者数の増加により「クラーク」のニーズが高まる

医師が電子カルテを用いて診療を行う際、患者さんと向き合うことを考えると、できるだけ診療の合間に電子カルテを操作しようと考えます。しかし、患者さんの数が順調に増えてくると、だんだんと診療の合間時間がなくなっていき、困難になります。結局は「電子カルテの画面ばかりを見て、患者さんのほうを向けない」ということが発生してしまうのです。

電子カルテを操作しながら診察している医師は、冷たい印象を与えてしまい、患者さんの印象も良くありません。診療時間中に電子カルテ入力が完了しない場合は、診療時間後に残って、カルテ内容を完成させるために残業する医師もいます。患者さんの増加とともに、医師は電子カルテを自ら操作することに限界を感じるのです。そこで、電子カルテ操作をサポートするスタッフの必要性に気づくこととなります。これが、医師の代わりに電子カルテの入力を「クラーク」に行ってもらうという発想の変化です。

【図:クラークの必要性】

勤務医の負担軽減を目的に、「医師事務作業補助体制加算」という診療報酬点数が平成20(2008)年より設定され、すでに病院では積極的にクラークが活用され始めています。一方、診療所では今のところ同加算の算定ができないため、クラークの活用は混雑している診療科(耳鼻咽喉科や皮膚科など)が中心となっているのが現状です。しかしながら、今後は診療所でもクラークの運用が一般的になるかと思われます。

クラークは医師に代わって記載等を行うことが可能

そもそも、「医師の代わりに事務員がカルテを書いていいのか」と疑問を持たれる方もいることでしょう。それについては、平成19(2007)年に厚生労働省の医政局が、『医師及び医療関係職と事務職員等との間等での役割分担の推進について』という通知で、具体的な内容を定義しています。

医師と事務職員等との役割分担の具体例として、「書類作成等に係る事務については、例えば、診断書や診療録のように医師の診察等を経た上で作成される書類は、基本的に医師が記載することが想定されている。しかしながら、一定の条件の下で、医師に代わって事務職員が記載等を代行することも可能である」と書かれています。

ここでいう、“一定の条件の下”とは、「診断書、診療録及び処方せんは、診察した医師が作成する書類であり、作成責任は医師が負うこととされているが、医師が最終的に確認し署名することを条件に、事務職員が医師の補助者として記載を代行することも可能である」としています。電子カルテの場合でも、医師が最終承認ボタンを押し、ログ(システム上の記録)に残すことで、カルテ記載の責任の所在を明確にしておくことが求められています。

効果的な活用にはクラークの教育が必要不可欠

クラーク運用と聞くと、「医師と同レベルで電子カルテの入力ができるのか」という問題が真っ先に思い浮かびます。当然、何のトレーニングもしないで、いきなりクラークを隣に座らせて「さあ、打ってください」と言っても無理な話です。大抵は「できません」と断られるか、やってみたものの結局「医師が操作したほうが速い」と諦めてしまうことでしょう。以下は、クラークに必要なスキルや、理解すべき仕組みなどの育成プログラムを図に示したものです。

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