前回は事務長の報酬と評価についてお話しました。今回は、実際に事務長を導入するタイミングについてお伝えいたします。開業医の先生はもちろん、これから開業する先生にもぜひ読んでいただきたいです。

事務長の導入は早いほうがよい

本コラムの第１回でお伝えしましたが、全国のクリニックの99%が事務長を設置しておりません。なぜなら、最初はクリニックの設計や集患のための販促、設備、スタッフ採用などに意識が向いているからです。事務長がいなくてもクリニックは開院できるので、開業コンサルや開業マニュアルのようなものに、事務長は含まれていないのです。

医師は優秀だからこそ自分で何でもできてしまい、すべて自分でやりたくなってしまう方が多くいます。しかし、時間は有限です。「何かをしているとき＝他の何かをしていない」ことになるため、スピードが遅くなってしまいます。また開業当初は、医師は経営について知識・経験が十分ではないことがあり、さまざまな問題を抱えることも少なくありません。その結果、本来「院長=経営者」としてしなければならないことが遅れる、またはできなくなってしまうのです。

また、開業前は「医業収入は2ヶ月後から振り込まれること」や「どれくらいの集患になるかが見通せないと事務長を雇用できない」などと考えるかと思います。経営に響くほど無理をしてまで、事務長を最初から導入する必要はありません。しかし、細かな業務や院長でなくてもできる業務、期待する仕事を依頼することで院長の負担が減りますし、時間を有効活用できるようになってから事務長を設置することも可能です。

私が知っているクリニックでは、開業時から事務長としてスタッフを設置していました。このクリニックのように、開業時から事務長に経営業務のサポートやスタッフマネジメントをお願いすることで院長としての業務に集中でき、クリニックやスタッフの成長が早まることもあるのです。事務長の導入にあたり、以下のタイミングが考えられます。

事務長を設置するタイミングとは

1. 分院ができるタイミング
単院運営をしていると、常に院長はクリニックにいるので院内に目が届きます。開業時には開業準備をする時間があったために、院長自身で対応することができました。しかし、分院展開をする際は、院長は診察をしながら分院準備を進めなくてはなりません。

現地の確認や必要な物の手配、販促物の準備、スタッフの教育などは、診療を終えてからか休みの日にしかできなくなります。また、分院が開業した後も院長が両方のクリニックを一度に見ることはできません。分院を開設することが決まった段階で事務長を設置することにより、院長が診察を行っている間に事務長が開院準備の対応できます。開院後も分院長やスタッフのケアなど、院長が気にすることを事務長が対応することで、より時間の有効活用ができるのです。

2.新しい取り組みを始めるタイミング