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事務長 解体新書(アナトミー)

事務長代行サービスで「求める事務長」が見えてくる(前編)

本コラムではこれまで事務長の役割や必要性について触れてきましたが、連載も後半に入り「具体的にどうすれば事務長を設置できるのか」といった点を考えていきたいと思います。

そこで今回は「事務長代行サービス」を展開しているカルー株式会社の間瀬恵太氏との対談形式で、クリニック経営に内在する多くの課題や、それらに事務長がどのように機能するのか、導入方法(直接雇用・代行サービス)による違いなど、前編・後編の2回に分けてお伝えいたします。

カルー株式会社 営業部 部長/コンサルティング事業部 シニアコンサルタント 間瀬 恵太(ませ けいた)【プロフィール】
カルー株式会社
営業部 部長/コンサルティング事業部 シニアコンサルタント
間瀬 恵太(ませ けいた)
大学卒業後、大手旅行代理店勤務を経てカルーに入社。ヒアリング重視のスタイルで、クライアントのニーズに合わせた提案を心がけている。集患はもちろん、経営に関する数字周りのご相談も多くいただき、分析やシミュレーション、今後の経営方針に合わせた、現状維持ではなく成長のための提案を得意とする。また、複数院のクリニックの事務長も務めている。
カルー株式会社のサイトはこちら⇒ https://caloo.co.jp/

事務長には“お金と診療以外すべて任せられる”はず

左:カルー株式会社 間瀬氏/医療法人梅華会グループ 村上氏

村上:院長先生は大黒柱としてクリニックのご重責を担っていますが、実際にはその他の業務や雑務に忙殺されてしまっているというお話を伺います。間瀬さんはコンサルタントとして多くのクリニックの院長先生と対話をされる機会が多いかと思いますが、どのような認識をお持ちでいらっしゃいますか?

間瀬:「忙殺される」というのは、まさにその通りだと思います。私がお付き合いさせていただいているドクターは基本的にクリニックの院長先生ですので、医師兼経営者でもありますが、スタッフへの育成指導という面ではマネージャーの機能も求められています。病院勤務の頃は、ナースをはじめとするコメディカルが気を遣ってくれるような環境だったと思いますが、ご自身が開業した瞬間、いきなり気を遣わなければいけない相手へと切り替わるんですね。当たり前ですが、医学部では経営を学ぶことはありません。ですが、経営もマネジメントもしなければいけない。

私は、クリニックの経営環境というのはかなり特殊な世界だと思っています。他の業界では、経営トップは第一線のプレイヤーとは異なります。しかしながら、院長先生は経営のトップであり、第一線のプレイヤーでいなければならない。院長先生は日中、診察にあたるので経営やマネジメントを診察時間中に行うことはできません。結果、時間外でそれらを行うことになります。

村上:そういった経験は、開業して初めて出てくるものですよね。「他の人に任せたいけど、任せられない」といったジレンマも出てくるかと思いますが、どうして任せられないのでしょうか。任せる人がいないのか、または人に任せたくないといったこともあるのでしょうか。

間瀬:業務の中には、人に任せたくないものもあると思います。例えば、お金回りですね。給与の振込や税理士さんとの打ち合わせなど、金銭に直結する業務については、人に任せにくいという面が非常に大きいのかなと。あと、院長先生はよく「人に任せられない」とお考えのようですが、私から見ると「何を任せていいのかが明確になっていない」というケースが非常に多いと感じています。

村上:院長のコア業務、もしくは外に出さないほうがいい業務があると思いますが、間瀬さんから見て、そういった業務以外で、事務長など別の方に委譲できるのはどういった領域があると思いますか。

間瀬:結論から言ってしまうと、お金と診療以外はすべて任せられるものだと思っています。例えば、集患対策。現在はHPをはじめとしたWEB対策が中心になっているので、体制を整えれば院長先生以外の方でも全く問題ありません。採用面接やマネジメント、業者さんとの折衝も可能です。そういった診療とお金の面以外は、基本的に可能だと思いますね。

事務長に何を求めるのか、言語化することが必要

村上:事務長的な存在をクリニックに置く際に、その確保や採用で障害になるようなことがあるとすると、どのようなことでしょうか。“事務長になりたい”という求職者の側や、院長先生やクリニックといった採用する側、それぞれにあると思いますが。

間瀬氏と村上氏 対談の様子「事務長に何を求めるのか、言語化することが必要」

間瀬:採用側の理由として挙げられるのが、院長先生がどういったスキルを持っている方がほしいのかを明確にできていないということです。何となく「最近忙しくなってきたし人も増えたから、事務長を雇えば楽になるだろう」といったところから事務長採用を検討するケースが結構あると思います。しかしながら、事務長にどの業務を任せるのか、院長先生ご自身で言語化できていない。それができていないと、採用するにあたって、例えば媒体に掲載する場合に具体的なことが書けません。具体的な記載がないと応募者自身がこれまでに培ったスキルが使えるかどうかが、よくわからないということになります。他にも理由としては、人件費の面が挙げられます。人件費は保険料や交通費込みだと年間700万円くらいかかりますが、人を採用するのは投資みたいなものです。700万円投資してどのくらいの業務をしてもらうか、といったイメージが固まっていないと思いますね。

村上:事務長の採用は、知り合いや身内が多い印象があります。奥様が事務長というのも、非常に多いケースですね。明確に肩書として事務長とは付けていなくても、院長先生のサポートとして経営を担っている方はいらっしゃると思います。

間瀬:ほとんどそうだと思います。現在クリニックは10万軒ほどありますが、事務長を設置しているクリニックが全体の3%くらい、その内の8割前後はご家族、残り1.5割くらいは以前からの知り合いになるのではないでしょうか。

村上:事務長採用の障害として、求職者側の理由にはどのようなことが挙げられますか。

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